Planifier un projet, c’est préparer sa bonne exécution et simplifier ainsi le travail collaboratif. Avec l’évolution actuelle de la technologie, l’utilisation d’un logiciel de planification est devenue un must pour des raisons de praticité. Il s’agit en effet d’un outil qui va permettre la gestion efficace du système de répartition des tâches au sein de l’organisation.
En quoi ce programme est-il indispensable dans le développement du projet ? Faites le point.
Le logiciel de planification facilite l’organisation du planning des salariés
Le logiciel de planification permet à une entité de gérer ses activités de façon optimale. Également appelé logiciel planning, il facilite l’organisation des tâches de tous les collaborateurs en fonction de leur disponibilité, des régions géographiques à couvrir, et surtout des demandes les plus urgentes émanant de la clientèle. Grâce à ce système, les employés pourront facilement :
- Savoir quelles tâches réaliser au quotidien, sur une semaine, ou sur un mois
- Connaître les plages horaires sur lesquelles chacun devrait intervenir
- Consulter leur planning en temps réel et voir toute éventuelle mise à jour effectuée par les dirigeants
Pour l’ensemble du personnel, ce logiciel permet une meilleure répartition du temps de travail. Grâce à la vue d’ensemble qu’il offre, il est facile d’avoir une visibilité sur le déroulement du projet en général et d’apporter rapidement des actions correctives si nécessaires.
Le logiciel planning permet de minimiser les erreurs dans la gestion du planning
Les erreurs les plus fréquentes dans le cadre d’une gestion de projet tournent autour du calendrier des collaborateurs. Des doublons dans les rendez-vous, des retards fréquents dus à une incompréhension de l’emploi du temps, des oublis de congé…Nombreux sont les aléas qui peuvent perturber l’organisation dans son ensemble. Et c’est dans ces situations que l’on comprend justement l’utilité d’un logiciel de planification. Ce dernier permet en effet d’éviter tout dysfonctionnement d’organisation sur le court, le moyen et le long terme en matière de planning.
Le logiciel de planification aide au suivi de la réalisation du projet en temps réel
Le logiciel planning offre une vue généralisée des tâches-clés, dès la mise en œuvre d’un projet jusqu’à la réalisation effective de celui-ci. Les travaux en cours de réalisation, les ressources matérielles déployées, les qualifications de la main d’œuvre… Tout y est visible en temps réel de façon à intervenir rapidement en cas d’urgence.
Différents indicateurs y sont notamment activés à l’instant T pour que les dirigeants puissent réagir avec pertinence s’il y a :
- Une surexploitation des ressources humaines
- Un abus quant à l’usage de matières ou de matériel
- Un gaspillage de temps
- Un manque sur les heures travaillées
Le logiciel planning, un parfait allié dans la gestion des imprévus
S’il y a des éléments perturbateurs quant à la gestion d’un projet, ce sont les imprévus. En effet, l’on n’est jamais à l’abri des accidents de la circulation, d’un arrêt maladie, d’un évènement familial ou d’un fléau naturel qui pourrait chambouler tout le planning journalier ou hebdomadaire.
Heureusement, il est possible pour les gestionnaires d’y remédier sans difficulté, en se dotant d’un outil de planification comme Monday. Grâce à la flexibilité de ce programme, il devient facile de résoudre toute forme de déconvenue en quelques clics seulement :
- Envoyer une notification aux collaborateurs disponibles.
- Trouver un remplaçant.
- Affecter telle ou telle personne sur la mission la plus pressante.
- Arrêter les tâches non urgentes et déployer plus de main d’œuvre sur les postes clés.
Le logiciel de planification simplifie la communication
Le rôle d’un programme de planification ne se limite pas à l’aide à la gestion de planification. Il faut savoir que les meilleurs logiciels permettent aussi de faciliter la communication en interne (salariés, encadrants…) et la communication externe (clients, fournisseurs, partenaires…). Puisque tout le monde se trouve sur le même niveau d’information, les échanges deviennent alors plus fluides et les risques d’incompréhension sont moindres.
Un logiciel de planification présente d’innombrables avantages. Son adoption peut nécessiter un certain niveau d’investissement, mais nécessaire pour le bon déroulement d’un projet.