Il s’agit d’un système informatisé de gestion de la maintenance, qui enregistre, archive et conserve les dossiers de maintenance des véhicules, des équipements et des installations de votre organisation. Ce système organise, automatise et contrôle toutes les activités liées à la maintenance d’un bâtiment actif.  Il réduit également la paperasserie, en particulier dans les grandes organisations. L’objectif d’une GMAO est de permettre à une organisation d’atteindre un niveau de service défini et gérable. Ce niveau peut varier selon les organisations, et il est important de savoir quels domaines opérationnels sont couverts par la GMAO.

Comment fonctionne la GMAO ?

Essentiellement, le logiciel de GMAO (ou dans certains cas, le logiciel + le matériel) est disponible pour les organisations via Internet. Le logiciel télécharge les données du système de GMAO vers le système de gestion de la maintenance. Le système de gestion de la maintenance crée un ordre de travail de maintenance pour le véhicule, l’équipement ou l’installation identifié. La GMAO transmet ensuite le bon de travail de maintenance au responsable de la maintenance de l’équipement. Le responsable de la maintenance commence la révision de l’ordre de travail, maintient l’équipement en état de marche jusqu’à ce que le travail soit terminé, et soumet l’ordre de travail à la GMAO. La GMAO produit alors le rapport d’entretien pour l’ordre de travail, et le rapport est envoyé au responsable de la maintenance pour examen. Le responsable de la maintenance apporte les clarifications nécessaires et, à la fin de la révision, renvoie l’ordre de travail au bureau de maintenance. La GMAO produit alors le rapport de travail pour l’ordre de travail, et le rapport est renvoyé au responsable de la maintenance.

Cependant, le travail n’est pas terminé. Lors de l’examen, le responsable de la maintenance note s’il y a des entrées de travail incomplètes, des équipements hors d’usage, des précautions supplémentaires ou d’autres notes que le responsable veut que la GMAO génère. Une fois que les entrées de travail ont été traitées, la GMAO génère le rapport d’avancement du travail pour l’ordre de travail. La GMAO télécharge le rapport complet vers le bureau de maintenance. Le responsable de la maintenance peut alors générer le rapport d’avancement des travaux et la GMAO peut générer la liste des travaux de la journée. À la fin de la journée, la GMAO produit les totaux des travaux effectués pour la journée, y compris les travaux effectués sur les équipements et le personnel de maintenance.

Une GMAO utilise une technologie basée sur le Web pour entrer les données dans le système. Les données ne sont pas transférées de l’ordinateur à l’ordinateur de maintenance, mais plutôt stockées dans une base de données sur Internet. Après avoir saisi les données, la GMAO produit un message de réponse. Ce message contient les détails du diagnostic de la panne. Après avoir lu ce message, l’utilisateur peut connaître la nature de la panne.

Comment estimez-vous le coût d’un programme de GMAO ?

Les coûts du système de logiciel de gestion de la maintenance sont décomposés en modules, ou composants. Chaque module couvre les tâches nécessaires au maintien des opérations de l’entreprise. Pour chaque module, vous estimez les coûts en fonction des heures nécessaires à l’exécution de la tâche requise. C’est la raison principale de la mise en place d’un logiciel de gestion de la maintenance. Le calcul de la ventilation devient alors le coût des composants du logiciel de gestion de la maintenance. Vous pouvez estimer le coût global de possession du logiciel de GMAO, décomposé en composants et modules.

Comment un fournisseur de GMAO calcule-t-il le remboursement ?

Le montant remboursable varie en fonction des fonctionnalités de la GMAO. Les systèmes de GMAO qui fonctionnent mal ou qui sont instables peuvent entraîner des coûts importants pour le client. Il existe trois types généraux de coûts liés à un dysfonctionnement du système de GMAO :

Les frais de réparation – Ces cas impliquent le remplacement de l’équipement ou la fourniture d’une solution temporaire.

Frais d’exploitation – Ces cas impliquent les coûts de la maintenance préventive.

Les coûts fixes – Ces cas couvrent les coûts des efforts déployés pour prévenir un dysfonctionnement du système de GMAO.

Coûts exorbitants – Ces cas représentent des coûts extraordinaires, supérieurs au coût de la fonctionnalité.

Coûts structurels – Ces cas couvrent les coûts d’amélioration des systèmes de GMAO existants.

Coûts temporels – Ces estimations comprennent les coûts de la main-d’œuvre.

Coûts de personnel – Ces estimations comprennent les salaires des employés qui sont responsables de la maintenance de la GMAO.

Autres coûts – Cette catégorie comprend des éléments tels que le remplacement des articles consommables, l’investissement dans des outils et des matériaux de maintenance préventive utilisés dans la maintenance du système de GMAO. Elle comprend également les coûts des installations nécessaires à la mise en œuvre de la GMAO.