Aujourd’hui, il est devenu indispensable pour une entreprise de mesurer ses forces et ses faiblesses si elle veut espérer évoluer et faire face à la concurrence sur le marché. C’est le rôle que joue la GPEC qui est un processus RH de grande ampleur. C’est un moyen sûr et efficace qui permet à l’entreprise et au service RH de disposer de bonnes compétences au bon moment et quand il le faut. Cela permet d’obtenir une réponse favorable aux objectifs stratégiques à atteindre. 

Toutefois, pour y arriver et la réussir il faut déterminer par où commencer la mise en place de la GPEC et bien d’autres éléments tout aussi indispensables.

La GPEC : que faut-il en retenir ?

La GPEC est un moyen qui permet l’adaptabilité des emplois et des compétences à l’évolution d’une entreprise et de son milieu. Si le flux du marché sur lequel se situe une entreprise change, le rôle des outils GPEC est de permettre la détermination des compétences nécessaires à l’entreprise grâce à la formation ou au recrutement.

De plus, elle permet aussi de faire évoluer les postes et d’être en veille en ce qui concerne les métiers de l’avenir. Grâce à la GPEC, il est possible de prévoir les départs à la retraite et de lancer dans ce temps un plan de recrutement, d’identifier les compétences des collaborateurs ainsi que leurs axes d’amélioration… Pour réussir la GPEC, il faudra passer par trois étapes importantes.

Le déploiement des outils GPEC dans un premier temps

Il est important d’avoir avant tout une meilleure visibilité possible sur les postes et compétences dans l’entreprise pour mettre en place une GPEC. Découvrez quelques-uns des outils nécessaires pour y arriver :

La fiche de poste

La fiche de poste, l’outil point de départ, permet de prendre une image complète d’un poste. Elle fait mention des missions, des activités, des responsabilités, des compétences et de la situation hiérarchique. C’est un moyen qui permet :

•       aux collaborateurs d’avoir une vision claire des tâches qui leur incombent ;
•       au manager de rendre plus simple l’organisation de son équipe ;
•       au RH de bénéficier d’une vision d’ensemble des métiers et compétences de l’entreprise.

Pour l’établissement des fiches de poste, il est recommandé de se référer aux managers et collaborateurs qui sont complémentaires. En effet, le collaborateur connaît de manière exacte les tâches de son poste tandis que le manager jouit de plus de recul sur les missions et compétences nécessaires. Aussi, il faut veiller à ce que les fiches de poste soient régulièrement mises à jour.

 À propos de l’organigramme

L’organigramme d’entreprise vous permet de bénéficier d’une meilleure vue des postes et de leurs interconnexions au sein de l’entreprise. Il représente également un outil utile qui permet la conservation de l’harmonie dans les postes tout en vérifiant la mise à jour des intitulés. Assurez-vous que chaque poste de l’organigramme ait sa propre fiche de poste. Il est tout aussi indispensable de veiller à ce que cet outil soit mis à jour.

L’entretien individuel : ce qu’il faut en retenir

Une fois que les fiches de poste sont créées, chaque collaborateur dispose dorénavant d’une liste de compétences qu’il faut maîtriser. Il s’agit des compétences que le manager pourra évaluer au cours de l’entretien individuel en reliant les informations avec l’auto-évaluation du collaborateur. À l’aide de cette évaluation, il sera possible de remonter le niveau de chacun des collaborateurs sur les compétences nécessaires pour le poste. Cela représente une base indispensable de la GPEC.

L’entretien professionnel

L’entretien professionnel qui est obligatoire chaque deux ans permet de faire le point sur la carrière du collaborateur ainsi que de son évolution. C’est un élément nécessaire de la GPEC vu qu’il permet de mettre en avant les souhaits du collaborateur. Il faudra donc trouver des réponses à ses questions afin de mettre en place un plan de développement de compétences sans oublier également la stratégie de mobilité interne.

La matrice de compétences

C’est une méthode qui permet de connaître globalement les compétences dans une entreprise. Ainsi, il vous sera possible en peu de temps de voir les compétences où le niveau d’expertise est plus affaibli pour y joindre des actions de formation. Il faut aussi retenir que c’est un outil GPEC pratique permettant d’orienter votre recrutement et votre mobilité interne.

Il faut ensuite définir le plan d’action GPEC

Vous disposez maintenant des données nécessaires pour passer à l’action une fois que vous vous êtes chargé de la mise en place de vos outils de GPEC. Toutefois dans un premier temps, il vous faudra définir les objectifs stratégiques de votre entreprise. Ce sont en fait des objectifs qui vont vous permettre de mieux orienter votre démarche GPEC. Il est donc recommandé d’effectuer le plan d’action suite à une collaboration directe avec votre direction. Dans le cas où le but de votre entreprise serait de diminuer ses frais de recrutement, il faudra établir un plan d’action qui consistera à mettre en place un parcours de mobilité interne de qualité. De manière générale, la GPEC permettra à votre entreprise d’optimiser de multiples processus dans votre entreprise :

•       Établir les besoins de formation ;
•       Mettre en place des profils de poste pour le recrutement ;
•       Créer un parcours de mobilité interne ;
•       Déterminer l’efficacité des formations suivies ;
•       Prévoir les départs.

Un autre objectif fixé par la GPEC est l’anticipation de l’obsolescence programmée des compétences ainsi que l’émergence des nouveaux métiers. Pour cela, veuillez vous rapprocher de votre OPCO. Sachez qu’au nombre des nouvelles missions assignées aux Opérateurs de Compétences figure l’accompagnement des entreprises sur l’évolution des emplois et compétences.

Pour finir, il faut mesurer l’efficacité des actions entreprises

L’une des questions qu’il convient de se poser est de se demander quel intérêt apporte la GPEC à votre entreprise. Il y a plusieurs solutions pour y répondre :

Questionnez vos managers et collaborateurs

Afin de réaliser une évaluation de l’efficacité de votre GPEC il faut dans un premier temps questionner vos collaborateurs et managers en leur posant quelques questions comme :

•       Quel intérêt vos managers trouvent-ils dans la gestion des compétences ?
•       Est-ce que vos collaborateurs se sentent mieux valorisés ?

En plus des échanges directs avec vos managers et collaborateurs, il faudra aussi lancer des enquêtes.

Le suivi des KPI RH

Notez que la GPEC crée de nombreuses données qu’il vous sera possible d’analyser ensuite. Afin de déterminer l’efficacité de chaque action, il est primordial de sélectionner des indicateurs RH à suivre.